Si vous envisagez d’établir un centre culturel ou un musée communautaire, voici quelques lignes directrices pour vous guider dans ce projet complexe. Cette tâche exige beaucoup de planification et d’organisation, de sorte que le texte ci-dessous n’est qu’un bref aperçu. N’oubliez pas non plus qu’il existe plusieurs méthodes pour établir un centre culturel et que ces points ne sont que des lignes directrices générales.
La vision
Une vision commence par une idée. Pensez à vos buts et aux façons de les atteindre. La vision doit vous orienter et vous guider pendant toute la durée du projet.
Déterminer l’intérêt manifesté par la collectivité
Il y a plusieurs moyens de sonder l’intérêt de la collectivité. Vous pouvez, par exemple, engager une entreprise d’étude de marché pour effectuer une étude de faisabilité : elle préparera l’étude et analysera les résultats. Par mesure d’économie, vous pouvez distribuer vous-même le questionnaire. Selon l’envergure, l’étude pourrait coûter de 5 000 $ à 10 000 $ 1.
Une autre méthode consiste à effectuer vous-même un sondage. Il est préférable d’y faire participer tout le monde. Les sondages peuvent avoir lieu au téléphone, par courrier ou par Internet. Pour réduire la marge d’erreur et obtenir une opinion plus précise de la part de la collectivité, il est préférable de rejoindre le plus de gens possible 2.
Des groupes types peuvent aussi indiquer les intérêts de la collectivité. Il s’agit de petits groupes de gens ayant des intérêts ou vocations similaires comme des enseignants, des Anciens, des étudiants, etc. Une réunion informelle suscitera diverses opinions chez les membres de la collectivité 3.
L’information recueillie grâce à ces diverses méthodes doit servir à étayer vos demandes de subventions 4.
Y aller petit à petit
Rome ne s’est pas faite en un jour. Il est plus facile d’établir et de gérer initialement un petit centre et de lui faire prendre de l’expansion avec le temps. Le centre culturel doit aussi avoir un mandat qui est clair. Une politique à propos de la gestion des collections et de la conservation des artéfacts doit être établie tôt dans le développement du centre. Il faudra aussi prendre les dispositions nécessaires afin d’utiliser les collections de façon optimale lorsqu’il est question d’entreposage, la manipulation et l’usage de celle-ci 5.
Établir un conseil d’administration
Idéalement, les membres du conseil devraient avoir des antécédents diversifiés : par exemple, il pourrait s’agir de gens d’affaires, de personnes ayant travaillé dans les domaines culturels et du patrimoine, de représentants masculins et féminins de la collectivité et de divers groupes d’âges de la population (Tanner-Kaplash, p. 2-5) 6. Ils doivent également avoir un profond intérêt et une grande motivation à l’égard du projet.
Déterminer quelles personnes devraient occuper divers postes au sein du conseil : président, vice-président, secrétaire, trésorier, etc. Constituer des comités pour exécuter des fonctions spécifiques. Il faut aussi établir une politique exposant clairement les rôles et responsabilités des membres du conseil.
Créer un mandat et un énoncé de mission
Ces documents doivent être succincts et clairs. Le mandat doit exposer ce qu’on espère accomplir. L’énoncé de mission indique l’orientation de l’organisation et doit exposer ce que fera celle-ci et pourquoi 7.
Aborder des organismes communautaires
Travailler avec d’autres organismes augmentera vos chances de succès. Les organismes communautaires peuvent être très utiles aux centres culturels en leur apportant des ressources financières, des fournitures et des bénévoles. Au nombre des organismes à envisager, signalons les conseils de bande, les entreprises locales et les municipalités.
Il est mutuellement bénéfique d’établir des partenariats avec d’autres musées, des centres culturels et (ou) des entreprises privées. Tous les partenaires y tireront avantage grâce au partage de l’expérience des affaires, de la publicité et de la promotion, à l’établissement de réseaux et en se tenant au courant des nouvelles réalisations culturelles. Il faut signaler aux entreprises locales que les touristes visitant les centres culturels et les musées représenteront aussi un avantage pour elles; en effet, plus une personne ou un groupe restera longtemps dans votre localité, plus elle ou il dépensera dans les divers commerces locaux 8.
Élaborer un plan d’entreprise
« La planification consiste à examiner où se trouve votre organisation actuellement, à décider où vous aimeriez être après une certaine période [c.-à-d. un, trois ou cinq ans], puis à établir des étapes logiques pour y parvenir » (traduction d’une citation de Tanner-Kaplash, p. 2-27) 9.
Pour préserver la sécurité financière d’un centre culturel, il faut le gérer comme une entreprise. Avec un plan d’entreprise, le centre pourra concentrer ses efforts et structurer les questions financières. Il est possible d’engager un expert-conseil pour rédiger ce plan si aucun des intervenants de votre projet n’a d’antécédents dans le domaine des affaires.
Un plan d’entreprise comprend généralement :
- une planification financière, indiquant le mode de financement, le revenu estimatif et les frais d’exploitation;
- une définition des buts à court et à long terme;
- l’établissement de méthodes d’exploitation.
Pour de plus amples renseignements sur la création d’un plan d’entreprise, visitez le site : http://www.howtowritebusinessplans.com.
Inscription à titre d’organisme sans but lucratif
Le gouvernement provincial administre l’inscription des organismes sans but lucratif. Pour s’inscrire, il faut créer une organisation assortie d’une constitution et de règlements. Le contenu de ces documents varie d’une province à l’autre. Pour plus de détails, consultez les lois de votre province qui régissent les organismes sans but lucratif.
Vous pouvez aussi constituer votre organisation en corporation, même si ce n’est pas strictement nécessaire. Cela vous confère cependant un statut légal, souvent indispensable dans les transactions financières. Au nombre des autres avantages figurent l’inscription à titre d’organisme de charité et la capacité d’entamer des poursuites ou d’être visé par des poursuites, qui protège les membres contre une responsabilité personnelle et permet de changer le personnel sans nuire à l’existence de l’organisation (Tanner-Kaplash, p.2-27) 10.
Créer des politiques
Les politiques sont les lignes directrices par lesquelles une organisation se gouverne. Toutes les politiques doivent être rédigées conformément à l’énoncé de mission et au mandat 11.
Il faut établir de nombreuses politiques tôt dans l’élaboration d’un centre culturel. Il faut des politiques initiales pour les besoins de l’organisation et les formulaires de demande de fonds. Les autres politiques portent sur divers sujets, allant de questions internes (financières) ou administratives (personnel) à la gestion des collections et à la conservation 12.
Chercher un financement
Lorsque qu’il est le temps d’effectuer la recherche des fonds de sources différentes, il faut s’assurer que les propositions rencontrent les critères d’éligibilité et qu’elles soient adéquatement complétées. Un autre élément important est le budget, il doit inclure les coûts, les sources de financement et les revenus projetés. Une proposition aura beaucoup plus de chances de succès si elle est rédigée de façon professionnelle (sans erreur, dactylographiée, bien structurée et complète). N’attendez pas à la dernière minute pour préparer la vôtre. Commencez tôt pour respecter les délais, car les propositions en retard seront rejetées 13.
Voir la page Comment rédiger une proposition de subvention pour d’autres conseils sur la rédaction de propositions.
1 Graham, Karen, Directrice, Vérification et évaluation, Société du Musée canadien des civilisations. Interview personnelle, le 4 mars 2002.
2 Graham, Karen, Directrice, Vérification et évaluation, Société du Musée canadien des civilisations. Interview personnelle, le 4 mars 2002.
3 Graham, Karen, Directrice, Vérification et évaluation, Société du Musée canadien des civilisations. Interview personnelle, le 4 mars 2002.
4 Graham, Karen, Directrice, Vérification et évaluation, Société du Musée canadien des civilisations. Interview personnelle, le 4 mars 2002.
5 Robertson, Céline, Conseillère, Développement culturel, arts et patrimoine, Région de l’Ontario, Patrimoine canadien. Interview personnelle, le 22 mars 2002.
6 Tanner-Kaplash, Sonja, 1996, Basic Museum Studies, Victoria, British Columbia Museums Association.
7 Pilon, Elmer, Directeur, Bytown Museum. Interview personnelle, le 1er février 2002.
8 Pilon, Elmer, Directeur, Bytown Museum. Interview personnelle, le 1er février 2002.
9 Tanner-Kaplash, Sonja, 1996, Basic Museum Studies, Victoria, British Columbia Museums Association.
10 Tanner-Kaplash, Sonja, 1996, Basic Museum Studies, Victoria, British Columbia Museums Association.
11 Pilon, Elmer, Directeur, Bytown Museum. Interview personnelle, le 1er février 2002.
12 Robertson, Céline, Conseillère, Développement culturel, arts et patrimoine, Région de l’Ontario, Patrimoine canadien. Interview personnelle, le 22 mars 2002.
13 Robertson, Céline, Conseillère, Développement culturel, arts et patrimoine, Région de l’Ontario, Patrimoine canadien. Interview personnelle, le 22 mars 2002.
